De qué depende, exactamente
VeriFactu obliga a que los registros de tus facturas lleguen a Hacienda firmados
electrónicamente. La pregunta no es si hace falta un certificado —hace falta— sino
de quién.
- Si envías tú —o si tu programa no envía por ti— el certificado tiene
que ser tuyo. Y con él, acordarte de renovarlo.
- Si envía tu programa en tu nombre, el certificado es suyo. Tú no
instalas nada.
La propia Agencia Tributaria lo admite sin rodeos: los registros los puede mandar un
tercero que actúe como representante, apoderado o colaborador social, usando
su certificado.
Para un salón pequeño, la segunda opción es casi siempre la buena.
Sacarse un certificado, instalarlo, saber en qué navegador está y renovarlo cada dos
años es un trabajo que no tiene nada que ver con cortar el pelo.
Entonces, ¿qué tengo que hacer yo?
Autorizar a tu proveedor. Una vez, al principio. Hay dos figuras y cambia bastante lo que
te toca en cada una, así que conviene saber cuál usa el tuyo.
Apoderamiento
Lo das de alta tú, en Hacienda
Autorizas a tu proveedor en el Registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria. Hay
tres maneras:
- Por internet, tú mismo. Se admite DNI electrónico, certificado
electrónico y Cl@ve. Con Cl@ve son unos minutos.
- En persona, en una oficina de la Agencia Tributaria.
- Con documento notarial: firmas una vez ante notario y lo presenta tu
proveedor. Tú no entras en la web de Hacienda en ningún momento.
Colaboración social
Firmas un papel y lo guarda tu proveedor
Tu proveedor tiene un acuerdo firmado con la Agencia Tributaria, y tú le firmas un
modelo de representación. Ese documento se conserva, no se presenta en
ningún registro — solo se enseña si Hacienda lo pide.
Se puede firmar a mano (adjuntando copia del DNI) o electrónicamente.
⚠️ Lo que NO vale como autorización
Marcar una casilla de «acepto las condiciones» no es autorizar.
La Agencia Tributaria lo dice expresamente: no se admiten modalidades de aceptación de
condiciones del servicio ni otras alternativas que no permitan acreditar el
otorgamiento. Hace falta una firma.
«Para otorgar la representación en colaboración social no se admitirán
modalidades de aceptación de condiciones del servicio u otras alternativas que
no permitan acreditar el otorgamiento para la remisión de los ficheros que contienen los
registros de facturación en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.»
Preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre colaboración social y VERI*FACTU
Esto importa más de lo que parece. Si un proveedor te dice que «con aceptar los términos
ya está», o no lo ha leído, o está dando por válido algo que no lo es —y quien responde de
tus registros ante Hacienda eres tú—.
La buena noticia: la firma electrónica que se admite no tiene que ser
con certificado cualificado. Vale una firma electrónica avanzada de las
que usan los servicios de firma corrientes — el típico «firma aquí con el dedo y te llega
un código al móvil». Así que un onboarding bien hecho se resuelve en un
minuto, desde el móvil, sin instalar nada. Solo tiene que ser una firma de
verdad, no un check.
Cl@ve y certificado no son lo mismo
Se confunden mucho, y para esto la diferencia importa:
- Cl@ve es el sistema de identificación con usuario y un código que te
llega al móvil. No se instala nada. Es lo que usa mucha gente para la declaración de la
renta, así que probablemente ya la tengas.
- El certificado electrónico es un fichero que se instala en el
ordenador o el móvil, se solicita, se acredita presencialmente y caduca.
Para dar de alta el apoderamiento por internet, Cl@ve sirve. Y si no la
tienes ni la quieres, ahí está la vía del notario, donde solo firmas.
Qué preguntarle a un proveedor antes de contratar
Cuatro preguntas. Sirven con cualquiera, nosotros incluidos, y las respuestas te dicen
bastante:
-
¿Enviáis vosotros los registros en mi nombre, o los tengo que enviar yo?
Si los envías tú, vas a necesitar certificado propio. Conviene saberlo antes
y no el día que toque.
-
¿Con qué figura: apoderamiento o colaboración social?
Cambia lo que te toca hacer. En el apoderamiento das de alta un poder; en la
colaboración social firmas un modelo que ellos guardan.
-
¿Cómo documentáis mi autorización?
La respuesta tiene que incluir la palabra «firma». Si es «aceptando las
condiciones del servicio», ya sabes.
-
¿Qué necesito tener yo: Cl@ve, certificado, o nada?
Un proveedor que ha hecho los deberes te contesta esto sin dudar y te dice
también qué pasa si no tienes ninguna de las dos.
En nuestro caso
Agendlook está montando la facturación para enviar los registros en nombre de cada
salón, por la vía del apoderamiento, para que nadie tenga que sacarse un certificado. Con
Cl@ve la autorización son unos minutos; sin ella, se firma una vez y lo presentamos
nosotros.
Todavía la estamos construyendo, así que hoy no te la podemos dar. Si
quieres que te avisemos cuando esté, déjanos el correo.
Ver Agendlook